Bộ mẫu và trình tự thanh toán một số khoản chi chủ yếu

BỘ MẪU VÀ TRÌNH TỰ THANH TOÁN MỘT SỐ

KHOẢN CHI CHỦ YẾU

Để thuận tiện cho cán bộ viên chức trong việc thanh toán, nhà trường ban hành bộ mẫu và trình tự thanh toán một số khoản chi chủ yếu, cán bộ viên chức khi thanh toán cần tuân thủ nghiêm các quy định dưới đây.

A. Nguyên tắc chung

Chứng từ kế toán phát sinh trong năm nào thì thanh toán trong năm đó, nhà trường nhận chứng từ thanh toán của năm trước (không bao gồm chứng từ đề tài NCKH các cấp) đến hết ngày 30 tháng 1 năm sau.

B. Các quy định cụ thể

1. Thanh toán công tác phí

1.1 Công tác phí cho lãnh đạo nhà trường và lái xe thường xuyên đi công tác (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Giấy đi đường có đóng dấu nơi đến công tác (hoặc nhà khách nơi nghỉ trọ) và đóng dấu trường khi về, giấy đi đường ghi rõ ngày đi, ngày về lý do đi công tác, số ngày công tác.

- Các hóa đơn tiền ngủ, tiền taxi . . .(nếu số tiền > 200.000 đồng).

- Bảng kê nhận tiền phụ cấp lưu trú, tiền ngủ (nếu nhận tiền theo mức khoản).

1.2 Công tác phí cho cán bộ đi dự các lớp tập huấn, hội nghị (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Công văn hoặc giấy mời của cơ quan tổ chức hội nghị.

- Dự trù kinh phí trình kế toán trưởng và Hiệu trưởng phê duyệt (tờ trình ghi rõ thanh toán tiền nghỉ theo mức khoán hay mức thực tế) .

- Giấy đi đường có đóng dấu nơi đến công tác (hoặc nhà khách nơi nghỉ trọ) và đóng dấu trường khi về, giấy đi đường ghi rõ ngày đi, ngày về lý do đi công tác, số ngày công tác.

- Cán bộ được cử đi công tác sử dụng phương tiện cá nhân là xe máy thì ghi rõ độ dài tuyến đường (km), sử dụng phương tiện ô tô, tàu hỏa kèm theo vé, sử dụng phương tiện máy bay gồm vé điện tử, thẻ lên xuống máy bay (bắt buộc), hóa đơn mua vé.

- Tiền vé máy bay từ 5 triệu trở lên thanh toán bằng chuyển khoản (thủ tục như ở mục 9;10;11;12)

- Các hóa đơn tiền ngủ, tiền taxi . . . (nếu số tiền > 200.000 đồng)

- Bảng kê nhận tiền phụ cấp lưu trú, tiền ngủ (nếu nhận tiền theo mức khoản).

Lưu ý: Sau khi kết thúc đợt công tác chậm nhất là 20 ngày cán bộ được cử đi công tác phải nộp chứng từ thanh toán cho phòng KHTC.

2. Thanh toán mua văn phòng phẩm, vật tư văn phòng (theo mức khoán)

2.1. Văn phòng phẩm khoán cho các đơn vị: Các đơn vị được nhà trường giao khoán ở mức < 10 triệu/năm thì bố trí mua vào ít nhất 2 đợt trong một năm: đợt 1 khoảng quý I và đợt 2 khoảng đầu quý III, các đơn vị được giao khoán >10 triệu/năm thì bố trí mua ít nhất 3 đợt trong 1 năm: đợt 1 vào khoảng quý I, đợt 2 vào khoảng cuối quý II và đợt 3 vào khoảng cuối quý III. (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

2.1.1. Lấy 3 báo giá và lựa chọn đơn vị có báo giá tháp nhất.

2.1.2. Hóa đơn tài chính 

2.1.3. Bản bàn giao vật tư, VPP giữa bên bán và bên mua. 

2.1.4. Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa cho người trực tiếp nhận theo ngày thực tế giao hàng chứ không theo ngày trên hóa đơn.

2.2. Văn phòng phẩm khoán cho giáo viên: vào đầu quý 3 hàng năm các khoa lập danh sách giáo viên trong khoa (bao gồm cả giáo viên kiêm nhiệm ở các phòng ban) với mức khoán được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ nộp cho phòng KHTC để chuyển vào tài khoản ATM (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

Ghi chú: Đối với việc mua vật tư, văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng  phục vụ các công việc đột xuất được BGH phê duyệt các thủ tục mua bán cũng theo trình tự từ mục 2.1.1 đến mục 2.1.4.

3. Thanh toán tiền bảo hộ lao động: Vào đầu quý 2 hàng năm căn cứ vào định mức bảo hộ cho từng đối tượng phòng QTPV gửi thông báo cho các đơn vị đồng thời lấy báo giá các loại vật tư cần cấp, các đơn vị lập danh sách cán bộ được cấp bảo hộ lao động (theo mẫu) và tiến hành mua các loại vật tư theo đơn giá thống nhất do phòng QTPV cung cấp (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

4. Tạm ứng và Thanh toán tiền thực hành thực, thực tập nghề nghiệp

4.1.Thủ tục tạm ứng: Thực hiện theo KH được phê duyệt, giáo viên được phân công hướng dẫn thực hành, thực tập làm thủ tục tạm ứng tiền, giáo viên viết giấy đề nghị tạm ứng kèm bảng kê kinh phí các lớp cần tạm ứng (nếu có từ 3 lớp trở lên) gửi phòng KHTC trước ngày thực hành, thực tập 5 ngày (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

4.2.Thủ tục thanh toán: Sau khi kết thúc đợt thực hành, thực tập chậm nhất là 15 ngày giáo viên phụ trách phải nộp chứng từ hoàn tạm ứng cho phòng KHTC (sau ngày trên phòng KHTC sẽ trừ vào lương hàng tháng), chứng từ  gồm: hóa đơn, các hợp đồng mua bán, hợp đồng hướng dẫn thực tập, giấy biên nhận, bảng kê thanh toán, bảng kê đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiền, phiếu kê mua hàng,…các hóa đơn chứng từ này ngày tháng phải phù hợp với thời gian thực hành, thực tập(tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

5. Tạm ứng và thanh toán tiền đề tài và các chương trình dự án với các tỉnh và các Bộ, ngành: (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

5.1 Đối với các đề tài sử dụng nguồn kinh phí của trường và Bộ GD &ĐT

- Thủ tục tạm ứng gồm:

+ Giấy đề nghị tạm ứng, thuyết minh đề tài, hợp đồng (đối với các đề tài cấp cơ sở, cấp Đại học), quyết định giao kinh phí (đối với tất cả các đề tài) phòng QLKH-QHQT sẽ chuyển trực tiếp cho phòng KHTC, các đề tài cấp Bộ, cấp nhà nước, nghị định thư chủ nhiệm đề tài nộp cho phòng KHTC thuyết minh và hợp đồng một bản chữ ký gốc và mỗi năm 2 bản phô tô công chứng.

+ Dự toán 2 bản (chỉ dự toán phần kinh phí thực cấp), dự toán ghi đầy đủ cả phần lũy kế.

+ Các đề tài được tạm ứng các khoản chi cho cá nhân và mua sắm vật tư <5 triệu đồng/1 lần mua sắm.

- Thủ tục thanh toán gồm:

+ Giấy đề nghị thanh toán, bảng kê chứng từ.

+ Quyết toán 2 bản (các đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước, Nghị định thư cần có bảng kê theo danh mục trong thuyết minh đã được duyệt), ghi đầy đủ cả phần lũy kế.

+ Các hợp đồng, thanh lý HĐ thuê khoán chuyên môn, thuê lao động, hóa đơn mua vật tư, hàng hóa, phiếu kê mua hàng,. . .(ngày, tháng trên chứng từ phải phù hợp với thời điểm mua hàng).

+ Thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lượng (các đề tài chưa kết thúc): 2 bản do phòng QLKH-QHQT làm.

Lưu ý:

- Chủ nhiệm đề tài sử dụng mẫu biểu trên website của trường.

- Đề tài các cấp cần mua vật tư, thiết bị phục vụ nghiên cứu thực hiện các thủ tục mua sắm như ở mục:9;10;11;12

5.2 Các đề tài, dự án với các tỉnh và Bộ, ngành khác

- Thủ tục tạm ứng:

+ Giấy đề nghị tạm ứng, dự toán 02 bản (theo mẫu ở mục 5.1)

+ Quyết định giao kinh phí (02 bản), thuyết minh, hợp đồng (một bản dấu đỏ, 02 bản phô tô công chứng).

+ Các đề tài được tạm ứng các khoản chi cho cá nhân và mua sắm vật tư <5 triệu đồng/1 lần mua sắm.

- Thủ tục thanh toán:

+ Giấy đề nghị thanh toán, bảng kê chứng từ

+ Quyết toán 2 bản (theo mẫu do các tỉnh, Bộ,ngành ban hành).

+ Các hợp đồng, thanh lý HĐ thuê khoán chuyên môn, thuê lao động, hóa đơn mua vật tư, hàng hóa, phiếu kê mua hàng,. . .(ngày tháng trên chứng từ phải phù hợp với thời điểm mua hàng).

+ Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm lưu giứ chứng từ gốc để đi quyết toán, sau khi quyết toán xong có biên bản phê duyệt quyết toán của các tỉnh, bộ, ngành chứng từ chuyển về phòng KHTC để lưu giữ.

Lưu ý:

- Chủ nhiệm đề tài kê khai TNCN đối với CBVC của trường qua phòng KHTC, khấu trừ thuế TNCN đối với CB không thuộc nhà trường.

- Các đề tài cần mua vật tư, thiết bị phục vụ nghiên cứu thực hiện các thủ tục mua sắm như ở mục:9;10;11;12

6. Tạm ứng và thanh toán cho các hoạt động đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ

6.1.Tạm ứng:

- Đào tạo thạc sỹ: gồm hội đồng bảo vệ đề cương, hội đồng thẩm định luận văn trước bảo vệ, hội đồng bảo vệ luận văn : Chỉ tạm ứng đối với các khoản chi: Thù lao cho giảng viên ngoài trường, trang trí khánh tiết, phục vụ, nước uống, tiền ăn nghỉ

- Đào tạo tiến sỹ: gồm hội đồng bảo vệ đề cương, các chuyên đề, semina, bảo vệ cấp cơ sở, bảo vệ cấp Đại học được tạm ứng để chi tiền mặt.

Thủ tục tạm ứng gồm: giấy đề  nghị tạm ứng + bản phô tô dự trù kinh phí được duyệt (gửi giấy tạm ứng trước 05 ngày bảo vệ không tính thứ 7 và chủ nhật).

6.2.Thanh toán chi các hội đồng thạc sỹ, tiến sỹ (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Đào tạo thạc sỹ: Bảng kê thanh toán tiền hướng dẫn, tiền hội đồng, đọc phản biện, thẩm định trước và sau bảo vệ (02 bản đối với người trong trường, 01 bản đối với người ngoài trường) và các quyết định kèm theo.(mẫu kèm theo)

- Đào tạo tiến sỹ: Bảng kê thanh toán tiền hướng dẫn (02 bản đối với người trong trường, 01 bản đối với người ngoài trường)+ quyết định công nhận NCS và cử người hướng dẫn, tiền hướng dẫn NCS sẽ được thanh toán một lần vào năm NCS bảo vệ.

6.3 Thanh toán tiền giảng dạy

- Đối với giảng viên trong trường: Phòng QLĐT SĐH làm thủ tục thanh toán 2 đợt trong một kỳ: chứng từ gồm phiều thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý hợp đồng và 02 bảng kê thanh toán tiền giảng dạy.

- Đối với giảng viên ngoài trường: Nhà trường ký hợp đồng mời giảng dạy (theo mẫu). Chứng từ thanh toán gồm: phiếu thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán để chuyển tiền vào tài khoản (sau khi đã trừ thuế TNCN). Thời gian thanh toán: chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc môn học.

7. Thanh toán tiền giảng dạy, hướng dẫn khóa luận hệ VLVH, hệ liên thông

7.1 Thanh toán tiền giảng dạy

- Sau khi kết thúc lịch giảng dạy, chậm nhất là 20 ngày giáo viên phải nộp bài cho Trung tâm đào tạo theo nhu cầu xã hội (hệ VLVH, hệ liên thông VLVH), đồng thời nộp phiếu thanh toán cho phòng KHTC.

- Phòng KHTC nhận phiếu thanh toán từ ngày mồng 1 hàng tháng đến ngày 31 hàng tháng, từ ngày mồng 1 tháng sau sẽ lập bảng thanh toán và chuyển tiền qua thẻ ATM. Nếu giáo viên gửi phiếu thanh toán sau ngày trên sẽ phải chờ đến kỳ thanh toán tiếp theo.

7.2 Thanh toán hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Các khoa lập 02 bảng kê thanh toán tiền hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp (theo mẫu) kèm theo quyết định phân công giáo viên hướng dẫn (bản có dấu đỏ) và bảng điểm chấm khóa luận gửi phòng KHTC.

8. Thanh toán tiền giảng dạy, đoàn ra, đoàn vào của chương trình tiên tiến.

8.1 Thanh toán tiền giảng dạy cho giáo viên trong nước:

- Đối với giảng viên trong trường: Văn phòng chương trình tiên tiến (CTTT) lập 02 bảng kê  kèm phiếu bảo giảng + bảng điểm môn học, giấy đề nghị thanh toán.

-  Đối với giảng viên ngoài trường:  ký hợp đồng mời giảng, thanh lý hợp đồng + bảng điểm môn học để chuyển tiền vào tài khoản sau khi đã trừ thuế TNCN.( số lượng 01 bộ nếu số tiền < 20 triệu; 02 bộ đối với số tiền từ 20 triệu trở lên.

8.2 Thanh toán cho giảng viên nước ngoài

- Giấy đề nghị thanh toán, dự trù kinh phí được duyệt

- Bảng kê thanh toán tiền giảng dạy, tiền vé máy bay, hợp đồng, thanh lý hợp đồng giảng dạy (bản tiếng Anh, bản dịch 01 bộ chứ ký gốc và 3 bộ phô tô dấu đỏ) phiếu báo giảng, thư mời, vé điện tử, thẻ lên máy bay chiều đến. (01 bộ chứ ký gốc và 3 bộ phô tô)

- Thanh toán tiền ăn, nghỉ (các thủ tục như ở mục 9;10;11;12), thanh toán tiệc chiêu đãi và đi thực địa có tờ trình và dự trù kinh phí được Hiệu trưởng duyệt.

8.3 Thanh toán cho cán bộ đi công tác, giáo viên đi bồi dưỡng chuyên môn ở nước ngoài (do trường chi trả kinh phí)

- Thư mời, quyết định cử đi nước ngoài, dự trù kinh phí được duyệt, bảng kê nhận nhận tiền phụ cấp theo mức khoán, tiền ngủ theo mưc khoán (hoặc có hóa chi thực tế), thẻ lên xuống máy bay (bắt buộc) và các hóa đơn chứng từ khác có liên quan đến chuyến đi.

- Tiền vé máy bay thanh toán bằng chuyển khoản: các thủ tục tục đặt mua vé áp dụng trình tự như ở mục 9;10;11;12.

- Cán bộ, giảng viên đi công tác học tập ở nước ngoài được tạm ứng tiền phụ cấp, tiền ngủ trước khi đi, thủ tục tạm ứng gửi trước khi đi 7 ngày không kể ngày thứ bảy chủ nhật.

9. Thanh toán mua vật tư, dụng cụ, tài sản <5 triệu đồng/1lần mua sắm (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Giấy đề nghị mua sắm, phòng QTPV kiểm tra nếu có trong kế hoạch đã được phê duyệt tiến hành làm các thủ tục mua bán, nếu là đột xuất chưa có trong kế hoạch thì phải trình để Hiệu trưởng phê duyệt.

- Lấy 3 báo giá của 3 đơn vị bán hàng, lựa chọn đơn vị có báo giá thấp nhất.

- Lãnh đạo đơn vị đề nghị mua sắm tự chịu trách nhiệm trước nhà trường về việc lựa chọn đơn vị bán hàng đảm báo giá cả thấp nhất, hàng hóa đảm bảo chất lượng tốt nhất.

- Hóa đơn tài chính, biên bản bàn giao vật tư, dụng cụ giữa bên bán cho bên mua.

- Phiếu giao nhận vật tư, hàng hóa cho người đi mua và người trực tiếp sử dụng.

10. Thanh toán mua vật tư, dụng cụ, tài sản từ 5 triệu đến <20 triệu/1 lần mua sắm (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Giấy đề nghị mua sắm, phòng QTPV kiểm tra nếu có trong kế hoạch đã được phê duyệt tiến hành làm các thủ tục mua bán, nếu là đột xuất chưa có trong kế hoạch thì phải trình để Hiệu trưởng phê duyệt

- Lấy 03 báo giá của 3 đơn vị.

- Hiệu trưởng ra quyết định lựa chọn một trong 3 đơn vị có báo giá thấp nhất.

- Ký hợp đồng mua bán, nghiêm thu bàn giao, hóa đơn tài chính, thanh lý hợp đồng.

- Nếu là tài sản cố định, dụng cụ sử dụng lâu bền thì phòng KHTC sẽ làm thủ tục nhập tài sản, dụng cụ lâu bền; nếu là hàng hóa vật tư sử dụng ngay thì đơn vị mua lập phiếu giao nhận vật tư, hàng hóa theo mẫu.

11. Thanh toán mua vật tư, dụng cụ, tài sản có giá trị > 20 triệu đồng đến <80 triệu đồng/1 lần mua sắm (tải bộ mẫu chứng từ tại đây)

- Giấy đề nghị mua sắm, phòng QTPV kiểm tra nếu có trong kế hoạch đã được phê duyệt tiến hành làm các thủ tục mua bán, nếu là đột xuất chưa có trong kế hoạch thì phải trình để Hiệu trưởng phê duyệt

- Lấy 3 báo giá của 3 đơn vị bán hàng

- Hội đồng họp xét chọn đơn vị có giá bán thấp nhất và cung cấp dịch vụ tốt nhất trình Hiệu trưởng ra quyết định.

- Hiệu trưởng ra quyết định lựa chọn.

- Gửi thông báo cho đơn vị được lựa chọn (đối với giá trị mua sắm từ 50 triệu đồng trở lên)

- Ký hợp đồng mua bán, nghiêm thu bàn giao, hóa đơn tài chính, thanh lý hợp đồng.

- Nếu là tài sản cố định, dụng cụ sử dụng lâu bền thì phòng KHTC sẽ làm thủ tục nhập tài sản, dụng cụ lâu bền; nếu là hàng hóa vật tư sử dụng ngay thì đơn vị mua lập phiếu giao nhận vật tư, hàng hóa theo mẫu.

12. Mua sắm vật tư, dụng cụ, tài sản có giá trị > 80 triệu đồng/ 1 lần mua sắm

- Thủ tục mua sắm do phòng Quản trị phục vụ thực hiện theo Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 của Bộ Tài chính Quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.