Quy định về việc kiểm tra, giám sát, mua sắm vật tư phục vụ thực hành, thực tập và rèn nghề

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KIỂM TRA, GIÁM SÁT, MUA SẮM VẬT TƯ  PHỤC VỤ THỰC HÀNH, THỰC TẬP VÀ  RÈN NGHỀ

(Kèm theo Quyết định số 663 QĐ/QTPV ngày19 tháng  05  năm 2015)

PHẦN I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Phục vụ nhu cầu về mua sắm vật tư thực hành, thực tập và rèn nghề của HS-SV trong toàn trường.

- Nâng cao công tác quản lý, chất lượng hàng hóa mua sắm, giám sát việc mua bán và sử dụng vật tư thực hành, thực tập và rèn nghề một cách hiệu quả, tiết kiệm.

- Đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước.

2. Yêu cầu

- Đảm bảo cung cấp vật tư thực hành, thực tập và rèn nghề  đúng , đủ theo  kế hoạch và định mức khoa học, hợp lý, tránh lãng phí khi sử dụng.

- Quá trình kiểm tra, giám sát và mua sắm, cung cấp phải đảm bảo kịp thời và đúng kế hoạch được duyệt.

PHẦN II: TRÌNH TỰ THỦ TỤC MUA SẮM VẬT TƯ PHỤC VỤ THỰC HÀNH, THỰC TẬP, RÈN NGHỀ

1. Lập kế hoạch

Bước 1. Xây dựng và lập kế hoạch theo kì học trình bộ môn, lãnh đạo đơn vị, phòng Đào tạo, Phòng KHTC và BGH phê duyệt.

Bước 2: Phòng QTPV tập hợp các kế hoạch, cùng với Phòng KHTC tham mưu đề xuất với BGH về việc phê duyệt mua sắm vật tư phục vụ thực hành thực tập rèn nghề.

Bước 3: Phòng QTPV, triển khai xuống các Khoa sau khi được nhà trường phê duyệt. Kiểm tra giám sát hoặc trực tiếp mua sắm vật tư phục vụ thực hành, thực tập rèn nghề.

2. Thực hiện kế hoạch

Bước 1. Đơn vị (khoa/bộ môn) lập tờ trình đề nghị mua sắm theo tiến độ của kế hoạch thực hành thực tập và rèn nghề. Ghi rõ phần nào giáo viên thực hành mua (như động vật tươi sống, hoặc những vật tư đặc thù sử dụng trong bài thực hành, thực tập và rèn nghề), còn những phần nào phòng QTPV mua kèm theo kế hoạch đã được phê duyệt  gửi Phòng QTPV trước 15 ngày (ngày làm việc.)

Bước 2. Phòng QTPV sẽ rà soát xem và lên phương án thực hiện (phương án tài chính và giải quyết cụ thể). Những nội dung nào Phòng QTPV sẽ thay mặt Nhà trường trực tiếp mua sắm, phần nào giao cho GV trực tiếp mua sắm thì phòng sẽ kiểm tra giám sát và hỗ trợ thủ tục thanh quyết toán với phòng KHTC.

Bước 3. Phòng QTPV thành lập hội đồng xét chọn và soạn thảo Quyết định xét chọn nhà cung cấp trên cơ sở ít nhất 3 báo giá hoặc hồ sơ đề xuất của nhà cung cấp trình BGH phê duyệt cho những phần mua sắm cho đơn vị.

Bước 4. Phòng QTPV thông báo cho nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng. Sau khi kiểm tra,  Phòng QTPV trình BGH ký hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp.

Bước 5. Phòng QTPV và đơn vị đề xuất cùng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Đơn vị đề xuất nhận hàng và nghiệm thu đưa vào sử dụng.

Bước 6. Khi kết thúc một bài thực hành phòng QTPV sẽ tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và có biên bản tiêu hủy mẫu vật, vật tư và hóa chất tiêu hao. 

Bước 7. Phòng QTPV trình BGH ký Biên bản bàn giao và thanh lý hợp đồng.

Bước 8. Phòng QTPV tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng KHTC thanh quyết toán (Phần phòng QTPV mua và hỗ trợ thủ tục đối với phần giáo viên thực hành mua). Hồ sơ thanh toán gồm có: Kế hoạch (Dự toán) + Các phiếu báo giá + Biên bản xét chọn nhà cung cấp + Quyết định xét chọn + Hợp đồng + Hoá đơn tài chính + Biên bản bàn giao, nghiệm thu + Biên bản giao nhận  + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng KHTC  và QTPV).

GHI CHÚ:

Trong quá trình thực hiện, tuỳ theo giá trị hiện tại và tình hình thực tế của nguồn vốn đầu tư, việc mua sắm có thể thực hiện đơn giản hơn (giảm số bước thực hiện) nhưng cũng phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước.

                     HIỆU TRƯỞNG

                      ( Đã Ký)