Đánh giá hiện trạng sử dụng phần mềm IU và giải pháp thực hiện

Tham dự buổi đánh giá về phía nhà trường có PGS.TS Trần Văn Phùng - Phó Hiệu trưởng nhà trường, Viện trưởng viện Khoa học sự sống, Th.s Nguyễn Hải Bằng - Phó giám đốc trung tâm NNTHƯD, đại diện lãnh đạo các phòng chức năng, các chuyên viên liên quan tới phần mềm IU, trợ lý giáo vụ, trợ lý sinh viên, trợ lý khảo thí các khoa chuyên môn.

Nội dung đánh giá bao gồm: rà soát tài khoản các đơn vị, ra phụ lục chi tiết làm rõ chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong phần mềm; Bàn bạc thống nhất cách thực hiện, chia sẻ kinh nghiệm, khắc phục khó khăn trong quá trình thực hiện, đề xuất hướng phát triển phần mềm trong thời gian tới.

Sau khi làm việc với các phòng chức năng và trợ lý các khoa chuyên môn nhìn chung các Modul hiện nay hoạt động tương đối tốt, ổn định. Cụ thể:

Modul quản lý HSSV hoạt động tương đối tốt, ổn định. Đã cập nhật được hồ sơ sinh viên toàn trường, từ khóa 44 đã đưa thêm được ảnh của SV vào hồ sơ sinh viên. Các trợ lý QLSV ở các khoa chuyên môn đã xem được hồ sơ sinh viên của khoa, đã được giao quyền cập nhật điểm rèn luyện. Trong tháng 10 các khoa có trách nhiệm cập nhật điểm rèn luyện SV khóa 42 chuẩn bị ra trường. Hiện nay quản lý SV nội ngoại trú chưa triệt để, chưa xem trực tiếp trên phần mềm để xem được phải tải file excell. 

Trao đổi thảo luận trực tiếp với trợ lý HSSV các khoa chuyên môn

Modul Tài vụ: Hiện nay việc quản lý thu học phí thực hiện tốt, tuy nhiên chưa triển khai được thu tiền Online qua thẻ. Nguyên nhân chính do hệ thống ngân hàng và phần mềm chưa tương thích còn chậm trễ trong việc chuyển tiền của SV, bên cạnh đó SV chưa thao tác tốt trên phần mềm, SV không thường xuyên cập nhật trang cá nhân. Kiến nghị: Hàng năm trong các buổi trao đổi, thảo luận, tư vấn SV nên vào trang cá nhân để biết thực trạng của mình.

Modul Khảo thí: Hiện nay việc quản lý thi đã giao về các khoa, phòng TTKTĐBCLGD chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát. Phúc khảo bài thi hiện nay theo quy trình phòng TTKTĐBCLGD phúc khảo bài thi sau đó chuyển phòng Đào tạo sửa điểm theo phúc khảo. Việc sửa điểm là rất quan trọng đề nghị có văn bản phân công cá nhân cụ thể nắm giữ tài khoản về việc chuyển, sửa điểm phúc khảo (hiện nay là chuyên viên Lê Đình Chi - CB phòng Đào  tạo).

Quản trị hệ thống hướng dẫn trợ lý giáo vụ các khoa tính điểm tín chỉ

Modul Đào tạo: Phòng Đào tạo 5 chuyên viên chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo, xếp TKB, lịch thi; 1 chuyên viên chịu trách nhiệm quản lý điểm, chuyển, sửa điểm phúc khảo. Trợ lý giáo vụ các khoa chuyên môn có quyền cập nhật điểm, xét đi thựa tập cuối khóa, tính điểm tín chỉ. Hiện nay có tình trạng tính điểm không đồng nhất, nguyên nhân thời điểm xét khí hệ thống chưa hiện hết các con điểm nên khi xét đề nghị giáo vụ ghi rõ thời điểm xét. Khoa SPKT nhập vào khoa CNTY nên Giáo vụ khoa SPKT chỉ có quyền tra cứu điểm.

Sau mỗi học kỳ các cán bộ trực tiếp sử dụng phần mềm đưa ý kiến đề xuất, tư vấn với nhà trường về sử dụng phần mềm.

Hiện nay Khoa CNSH&CNTP đã kéo cáp quang vào khoa nhưng chưa có chưa có thiết bị kết nối, đề nghị nhà trường cung cấp thiết bị cho khoa vì phần mềm cần tác nghiệp trong mạng LAN.

Những đơn vị có chính sách luân phiên cán bộ tác nghiệp trong phần mềm đề nghị thời gian luân phiên dài hơn, khi có sự thay đổi cần có văn bản bàn giao rõ ràng gửi quản trị hệ thống.

Đối với chương trình tiên tiến có một số môn học SV học tập trao đổi tại một số trường đối tác nhưng chương trình nào tường đương phải làm rõ, nhưng môn không tương đương chuyển thành môn tự chọn phải có phê duyệt của Hiệu trưởng sau đó chuyển phòng Đào tạo cập nhật môn học.

Để mở rộng một số Modul đối với hệ vừa học vừa làm, tại chức, phi chính quy, liên thông, văn bằng 2, tổ chức cán bộ, tính khối lượng giảng dạy, quản lý HSSV, quản lý giảng đường Online giao quản trị hệ thống xem xét khả năng, đề xuất, dự trù kinh phí tư vấn Ban giám hiệu. (VD: đề xuất các phương án hợp tác ĐH thủy lợi, hoặc hợp tác  CMC... trong việc mở rộng modul).

Tin bài: Quản Thị Vui