Bước tiến lớn từ những cải tiến nhỏ

Trong văn hóa Nhật Bản, triết lý Kaizen từ lâu đã được xem là một trong những chìa khóa góp phần làm nên thành công của nhiều công ty. Kaizen có thể được hiểu là những “cải tiến liên tục” (continuous improvement) trong đời sống cá nhân, gia đình, xã hội hay trong nội bộ một công ty, tổ chức [1]. Nguyên tắc cơ bản của Kaizen nằm ở việc tìm kiếm và thực thi những tiến bộ hoặc giải pháp một cách liên tục. Kaizen có thể “lớn” hoặc “nhỏ” tùy thuộc vào bản chất của sự việc hướng đến. Trong tài liệu hướng dẫn thực thi Kaizen của Cục hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA), những vấn đề nhỏ chiếm đến 60% các vấn đề cần giải quyết trong công việc [2]. Tính chất chung của giải pháp cho các vấn đề này thường đơn giản, dễ tìm kiếm và áp dụng. Các cải tiến dù nhỏ nếu được thực hiện liên tục có thể mang lại những giá trị to lớn trong tương lai.

Điểm mấu chốt khi áp dụng triết lý Kaizen tại nơi làm việc là liên tục tìm và áp dụng những cải tiến dù nhỏ nhất. Ba bước quan trọng trong quá trình này gồm: QUAN SÁT nhằm tìm ra những điểm có thể được tối ưu, xác định cơ sở cho việc cải tiến và ĐẶT CÂU HỎI xem biện pháp nào có thể được thực thi, tiến hành THỰC NGHIỆM để xác nhận hiệu quả của việc cải tiến. Một ví dụ về việc tác giả đã thực hành cải tiến công việc tại phòng thí nghiệm là việc giảm thời gian sục khí nitơ cho các bình biogas. Trong nghiên cứu tạo khí sinh học, chất hữu cơ được phân giải kỵ khí (không có oxy) trong các bình thể tích ½ gallon (1,89 L) hoặc 1 gallon (3,79 L). Lượng cơ chất chiếm khoảng 70% thể tích bình khi dùng bình nhỏ và 35% khi dùng bình lớn. Nitơ thường được sục khoảng 30 giây sau khi cơ chất được đưa vào để đẩy lượng không khí có sẵn trong bình, giúp thiết lập điều kiện kỵ khí cho quá trình tạo biogas. Khi QUAN SÁT các bình cỡ nhỏ, nhóm nghiên cứu nhận thấy thể tích không khí trong bình chỉ chiếm 30% và bề mặt tiếp xúc của cơ chất với không khí rất hạn chế. Vì vậy, lượng oxy trong đó có thể bị sử dụng nhanh chóng bởi các nhóm vi khuẩn hiếu khí trong cơ chất hoặc bị đẩy ra ngoài khi các khí khác được hình thành từ quá trình phân giải. CÂU HỎI đặt ra là liệu không dùng nitơ hoặc giảm thời gian sục khí có ảnh hưởng đến việc sinh biogas không? Nhóm nghiên cứu đã tiến hành những THỰC NGHIỆM nhỏ, so sánh lượng khí sinh ra giữa các bình với cùng lượng cơ chất khi có hoặc không sục khí và kết luận rằng việc sục khí không thực sự cần thiết đối với các bình phân giải cỡ nhỏ. Với bình lớn, thời gian sục khí khoảng 10 giây thay vì 30 giây như thông thường vẫn đảm bảo lượng khí sinh ra không chênh lệch đáng kể. Việc điều chỉnh quy trình như vậy giúp tiết kiệm được 60-65% lượng nitơ cần dùng cho thí nghiệm. Tuy nhiên, triết lý Kaizen chỉ thực sự hiện diện nếu những cải tiến như trên liên tục được tìm kiếm và thực thi.

Thay đổi không phải luôn mang lại hiệu quả trong mọi trường hợp hoặc những giá trị thu được chưa hẳn đã tương xứng với những kỳ vọng ban đầu. Do đó, khi tiến hành một cải tiến, cần đảm bảo công việc đang thực hiện sẽ không bị ảnh hưởng kể cả khi cải tiến không thành công. Đó là lý do tại sao những thay đổi nhỏ, từng chút và liên tục nhiều khi tốt hơn một thay đổi đột ngột. Những tầm nhìn lớn hay suy nghĩ đột phá là rất cần thiết cho những phát kiến vĩ đại, song không phải lúc nào bạn cũng có thể đạt được những điều đó. Vì vậy, khi bạn chưa thể tạo ra những cải tiến lớn lao, hãy thường xuyên tiếp cận vấn đề bằng câu hỏi nhỏ hơn: “Làm thế nào để mọi việc có thể được tốt hơn một chút?”, bởi chìa khóa gặt hái những thành công lớn nhiều khi đến từ những bước chân nhỏ, liên tục và đều đặn.

Tham khảo:

[1] Kaizen Institute (n.d). Definition of KAIZEN™. Truy cập ngày 26/9/2019, tại https://www.kaizen.com/what-is-kaizen.html
[2] JICA (2015). Kaizen implementation - Small Kaizen and Large Kaizen. Truy cập ngày 26/9/2019, tại https://www.jica.go.jp/activities/issues/health/5S-KAIZEN-TQM-02/ku57pq00001pi3y4-att/KAIZEN_03.pdf

Tin bài:  NCS. Dương Mạnh Cường